Gestionnaire de paie

Le gestionnaire de paie exerce une fonction importante et très sensible dans l’administration du personnel car il est en charge de l’établissement des bulletins de paie des salariés, à partir de la collecte et de l’exploitation des données sociales. Qu’il exerce en entreprise ou dans un cabinet comptable, il doit posséder une excellente technicité en paie et maîtriser un logiciel de paie. Il doit maintenir une veille permanente sur la législation. Le sens de la confidentialité est indispensable car ce technicien de la paie a connaissance de toutes les données concernant les salariés. Il doit jouer un rôle de conseil auprès des salariés et d’alerte auprès de sa hiérarchie.

Activités visées :

• Traitement des opérations de gestion de la paie et des déclarations sociales
• Gestion des relations avec les organismes sociaux
• Production des documents et calculs du solde de tout compte lors du départ d’un salariés ainsi que les démarches de désaffiliations et déclarations sociales
• Conseil et information aux clients internes et externes
• Administration des dossiers individuels des collaborateurs de l’entrée à la sortie de l’entreprise
• Elaboration de tableaux de bord RH
• Traitement et diffusion multicanal des informations RH
   

•  Paramétrer les données de l’entreprise, le plan de paie et les informations des salariés dans le logiciel de paie au regard des modifications réglementaires afin que les dispositions de la/des convention(s) collective (s) applicable à l’entreprise ainsi que les variables de paie de chacun des salariés soient conformes
• Contrôler la quotité de travail des salariés (absence, congé maladie, heures supplémentaires, etc.) de manière manuelle ou grâce à un logiciel de gestion du temps et des activités (GTA) afin de disposer de données fiables pour la suite du processus de paie
• Collecter, compiler et hiérarchiser tous les éléments variables de paie (liés à l’activité, exceptionnel : temps de travail, congés payés, RTT, heures supplémentaires, primes, taxes, cotisations, maladie, augmentation, acomptes, titres-restaurant, intéressement, participation, etc.) sur le SIRH ou sur excel afin d’éviter les erreurs, les temps de retraitement et les litiges avec les salariés
• Élaborer le bulletin de paie sur un logiciel de paie et plateforme de télétransmission dans le respect de la procédure en créant, saisissant et enregistrant les données du salarié sur la période dans les différentes rubriques et en respectant les dispositions réglementaires, légales et conventionnelles et contractuelles afin de déterminer la rémunération nette, et de définir les charges sociales à payer aux organismes sociaux
• Etablir les DSN (déclaration sociale nominative) en reliant les données de paie périodiques et d’événement aux rubriques dédiées de la plateforme de télédéclaration DSN et renseigner les formulaires de déclarations sociales (hors DSN) et les déclarations fiscales à visée sociale prévues par la réglementation en vigueur afin de déclarer et de payer les cotisations aux organismes sociaux dans les délais
• Contrôler les données de synthèse issues de la paie (bulletin, DSN) en effectuant des comparaisons temporelles afin d’analyser les écarts, d’identifier les sources et la nature des anomalies et d’alerter la hiérarchie ou corriger les anomalies le cas échéant
• Assurer les relations avec les organismes sociaux et les institutions de contrôle pour s’assurer de la conformité des démarches et anticiper les risques
• Gérer le départ d’un salarié en calculant les indemnités légales de fin de contrat selon les régimes sociaux et fiscaux, en calculant le solde de tout compte dans les délais, en établissant les documents obligatoires, en préparant les éléments de sortie, en gérant les désaffiliations et déclarations nécessaires aux organismes concernés (Pôle Emploi, Assurance maladie…) afin d’être en conformité avec la législation sociale dans le cadre de départs
• Renseigner les clients internes (salariés, managers opérationnels…) et externes (client du cabinet) en amont à titre préventif ou en réaction à des questions de droit social et à toute question sur la paie, en faisant preuve de pédagogie, en adoptant une posture de conseil et de service en prenant en compte les personnes en situation de handicap pour créer/établir une relation de confiance
• Organiser une veille sociale omnicanale régulière en sélectionnant des sources, identifiant les éléments de la veille impactant l’entreprise en matière de droit du travail et droit social afin de mettre ses pratiques RH en conformité avec la réglementation
• Rédiger des contrats de travail selon les consignes de la hiérarchie et à partir de modèle type en respectant les mentions obligatoires et en contrôlant l’exactitude de leur contenu au niveau réglementaire, afin de garantir leur conformité.
• Assurer les démarches administratives obligatoires liées à l’embauche du collaborateur en renseignant les documents obligatoires (DPAE, visite médicale, registre du personnel…), en réalisant les déclarations d’affiliations à l’ensemble des caisses et en respectant les obligations déclaratives et les délais légaux afin de garantir la complétude du dossier individuel et de respecter le cadre réglementaire
• Mener les actions administratives nécessaires au suivi du personnel (y compris intérimaires) en déclenchant les démarches en suivant les échéances (période d’essai, visite médicale périodique, de reprise…) et en prenant en considération les changements de situation du salarié, en respectant le RGPD et en accord avec les dispositions légales en vigueur, les conventions collectives et les accords d’entreprise afin de garantir l’actualisation des données des salariés dans le SIRH et de veiller à la bonne réalisation des obligations juridiques, administratives, fiscales et légales
• Déclarer les signalements d’accidents et arrêts maladie en respectant les délais sur les outils en ligne de l’organisme et en prenant en compte des cas particuliers (subrogation, reprise anticipée, prolongation, congé maternité, paternité, adoption…) et s’assurer du bon déroulement des opérations afin de garantir la prise en charge des indemnités journalières
• Etablir et actualiser les tableaux de bord sociaux et de reporting sur tableur à l’aide des fonctionnalités adaptées afin de présenter des synthèses permettant la compréhension et la prise de décisions éclairées
• Assurer la collecte, le traitement et la diffusion de l’information sociale au sein du service RH et des services en lien en tenant compte du domaine d’intervention de chacun et en choisissant le canal de communication interne (SIRH, journal interne…) afin d’assurer la fluidité et la fiabilité de l’information