Titre professionnel - Secrétaire assistant

Numéro de Carif :
Eligible au Compte Personnel de Formation
Objectifs de la formation :

 

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe. Il assure la coordination et l'organisation de l'information au sein de son service ou de sa structure. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l'entreprise et traite certains dossiers spécifiques. 
Le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de l'entreprise. Il en valorise l'image et est le relais de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. 
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Il assure la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques. 
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements. 
Le secrétaire assistant peut être amené à remplacer un autre secrétaire pendant son absence, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement. 
Selon l'activité de l'entreprise, il assure le suivi administratif des opérations commerciales - achats et ventes - et le suivi administratif courant du personnel. 
Assurant l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, il apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu'il a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. 
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message. 
Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative. 
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités. 
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils bureautiques et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
 

Prérequis :

Conditions d'admission : Entretien avec un des membres de l'équipe pédagogique. Test de positionnement

Contenu de la formation :

CCP1 – Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

1/ Produire des documents professionnels courants.
2/ communiquer des informations par écrit.
3/ Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
4/ Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
5/ Planifier et organiser les activités de l’équipe


CCP2 – Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources Humaines 

6/ Assurer l'administration des achats et des ventes.
7/ Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
8/ Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques
9/ Assurer le suivi administratif courant du personnel.

Formation modulaire : Non

Certification(s) / Diplômes visé(s)
Formation certifiante : Oui
CERTIFICATION(S) / DIPLÔME(S) VISÉ(S)
NIVEAU
ACTION
Titre professionnel secrétaire assistant
4 - IV (niv. Bac)
Accès à l'emploi et métiers visés

Retour à l'emploi

dans les 6 mois suivant la sortie de formation continue, quel que soit le métier exercé.

Source: Pôle emploi - API - Taux de retour à l'emploi pour les demandeurs d'emploi sortants de formation depuis janvier 2013

Données régionales (ou nationales, si peu de stagiaires formés) pour l'ensemble du domaine : technique administrative


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info taux d'insertion

Conseil:
Contactez l'organisme de formation pour connaitre ses taux d'insertion

Numéro de CARIF : 1387995

Numéro d'action : 17671

Code NFS : 324 - Secrétariat, bureautique

Liste des ROME associés : M1607

Formacode principal : 35071 - TECHNIQUE ADMINISTRATIVE

Organisme responsable : Groupe TIRESIAS-EFC - Amiens
(> Voir la fiche de l'organisme)