Re-confinement des organismes de formation : une FAQ pour répondre à vos questions

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c2rp-visuel-faq-region-etat-2.jpg, par sabrina

Dans le contexte de la crise sanitaire et du re-confinement, la Direction de la Formation Professionnelle des Hauts-de-France répond à vos questions et vous propose de retrouver les réponses les plus fréquemment posées sur les thème de :

  • la continuité pédagogique,
  • l'ouverture de nouvelles sessions et l'accueil de nouveaux stagiaires,
  • la rémunération des stagiaires,
  • la saisie ARGOS et DEFI,
  • le financement des mesures sanitaires et continuité des paiements.

Retrouvez également les mesures annoncées par le ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Insertion


Mise à jour : 22/12/2020

 

Les sources sont indiquées par un code couleur :

1Conseil régional Hauts-de-France          2Ministère du Travail

 

 

Activités en présentiel


L’accueil en présentiel peut être justifié compte tenu :

  • des publics accueillis

Il s’agit prioritairement des publics les moins qualifiés et / ou pour lesquels un accompagnement pédagogique renforcé est nécessaire afin de prévenir tout risque de décrochage. Il s’agit également des stagiaires ou apprentis se trouvant en situation d’illectronisme ou ne possédant pas le matériel nécessaire et adapté à la poursuite de la formation à distance. Une attention particulière, en lien avec les équipes pédagogiques, devra être portée aux personnes en situation de handicap.

  • de la nature de la formation

La présence sur site pourra notamment être permise lorsque, pour les besoins de la formation professionnelle, le stagiaire ou l’apprenti doit accéder à un plateau technique ou à un certain nombre d’outils et de machines afin d’acquérir ou de perfectionner des gestes techniques.

L’accueil des publics sur site relève de la responsabilité de l’organisme de formation ou du CFA, le cas échéant en lien avec le financeur de la formation, et devra s’effectuer dans le strict respect des consignes sanitaires.

Des modalités pédagogiques mixtes peuvent être mises en œuvre par les organismes de formation et les CFA lorsque cela est nécessaire.

 

Quant aux formations réalisées en intra-entreprise, le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de la Covid-19 (actualisé au 29 octobre 2020) est applicable à l’entreprise qui accueille le formateur et, compte tenu de ce protocole, il appartient à l’entreprise cliente de l’organisme de formation en accord avec ce dernier de déterminer dans le cadre de leurs relations contractuelles si la formation doit être annulée, reportée, s’il convient de passer à distance ou si elle peut encore se dérouler sur place dans le respect du protocole national. En cas d’annulation, les éventuelles clauses de dédit pourront s’appliquer.

 

Dans tous les autres cas, la formation doit être effectuée à distance.

Le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion invite les organismes de formation et les CFA à tout mettre en œuvre pour maintenir le lien avec les apprenants, notamment par :

  • l’accès permanent à des ressources en ligne,
  • l’individualisation de la formation via des modalités de coaching quotidien par sms ou téléphone,
  • la programmation en audio ou visioconférence de temps d’échanges.

 

Pour faciliter le passage aux formations à distance, le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion organise, comme au printemps dernier, la mise à disposition d’outils et de contenus pédagogiques. Un nouvel appel à contribution va être lancé très prochainement. Cet appel à contribution permettra de compléter les ressources à distance toujours accessibles à partir du moteur de recherche construit lors du premier confinement.

 

Par ailleurs, les CFA qui mettent en œuvre les titres professionnels du ministère du Travail peuvent utiliser Mètis, la plateforme numérique de l’Afpa, spécialement conçue pour animer des parcours de formation professionnelle pour adultes. Un SPOC (cours en ligne privé en petit groupe) permet de devenir « Digital Formateur » : savoir créer une classe virtuelle, utiliser les outils pédagogiques numériques.

Afin de bénéficier de cet accompagnement, les CFA doivent en faire la demande à l’adresse suivante : cfametis.admin@afpa.fr.

Au-delà de la mise à disposition de ressources, Mètis fournit aux formateurs et aux stagiaires des outils pour accéder aux activités pédagogiques, échanger et travailler ensemble (messagerie instantanée, forum, wiki, blog, classe virtuelle...) à partir de tous types de terminaux (téléphone, tablette, ordinateur). Formateurs et stagiaires peuvent ainsi accéder à l’ensemble de leurs parcours et travailler quels que soient la modalité, le lieu et le moment.

Enfin, l’Afpa met en ligne gratuitement, à destination du grand public, des MOOCs et contenus pédagogiques qui permettent de développer ses compétences.


Activités et modalités en distanciel


L’article 35 du "décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020 indique que « les organismes de formation peuvent accueillir les stagiaires pour les besoins de la formation professionnelle, lorsqu’elle ne peut être effectuée à distance. Le principe retenu par le ministère du Travail du maintien de l'activité présentielle sous condition est justifié par la nature de l’activité, notamment les formations visant l’acquisition d’un geste professionnel ou qui nécessitent l’utilisation d’un plateau technique. Le second critère pris en compte pour le maintien des formations en présentiel est celui des publics accueillis : les publics "peu autonomes", qui ont besoin d’un accompagnement renforcé, ou rencontrant des difficultés d’accès aux outils numériques continueront à être accueillis en présentiel pour limiter les risques de décrochages.

Nous vous demandons donc de vous conformer à cet article, ce qui implique que nous prendrons en compte la FOAD intégrale ou partielle pour toutes les formations ne pouvant se dérouler en présentiel.

Par contre, vous devrez être en possession d’un ordre de service émanant de la Région afin de couvrir administrativement ce recours au distanciel, qu’il soit total ou partiel.


Les règles relatives à la continuité de l’activité salariée au sein des organismes de formation et des CFA sont identiques à celles décidées par le Gouvernement pour les entreprises afin de lutter contre la propagation de l’épidémie.

Les structures doivent adopter, lorsque cela est possible, le travail à distance et faciliter tout aménagement des conditions de travail des salariés en vue de garantir leur sécurité.

En cas d’impossibilité de maintenir temporairement l’activité, les règles d’activité partielle s’appliquent aux salariés de l’organisme de formation ou du CFA concerné.


Concernant les alternants, les organismes de formation et les CFA pourront continuer à utiliser le certificat de réalisation mis à leur disposition sur le site du ministère du Travail qui prévoit les modalités distancielles de formation.

Pour les formations initialement prévues par marché en présentiel, les preuves pourront être apportées par tous moyens dûment convenus entre les centres et organismes de formation et les financeurs.

Concernant Pôle emploi, et conformément à l’ordre de service du mois de mars dernier, toujours applicable, le service fait peut-être attesté par mail adressé par le demandeur d’emploi à son organisme de formation. Cette communication vaut preuve de service fait.


Plusieurs possibilités sont envisageables lorsque les stagiaires et apprentis ne sont pas équipés en matériel informatique ou ne disposent pas de connexion internet :

  • Les organismes de formation et CFA peuvent prêter des équipements aux stagiaires et apprentis
  • Les stagiaires et apprentis peuvent se rendre dans des tiers-lieux
  • L’organisme de formation peut organiser l’accueil physique des stagiaires et apprentis pour une formation à distance sur site (équipement de salle)


L’organisme de formation doit fournir l’attestation de déplacement.


Poursuite de la continuité pédagogique des formations


Oui. L’article 35 du décret du 29 octobre 2020 permet aux centres de formation et aux CFA d’accueillir des stagiaires et des apprentis pour les besoins de la formation lorsqu’elle ne peut être effectuée à distance.

Toutefois, le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion rappelle, en lien avec les déclarations du Président de la République et du Premier ministre, que l’accueil en présentiel doit demeurer l’exception, et les modalités distancielles la règle, durant toute la durée du confinement.


Il appartient à chaque organisme de formation de rédiger ce document, comparable à l’attestation de l’employeur, et de le fournir à tous ses stagiaires. La Région ne peut porter cette responsabilité.


Le travail en distanciel devient la norme et le présentiel un mode dérogatoire, à mobiliser quand les activités ne sont pas télé-travailables. Il faut donc dans un premier temps voir avec les futurs tuteurs si le passage en distanciel est possible et à partir de quand. Si cela n’est pas le cas, nous vous invitons à modifier l’alternance prévue entre périodes en centre et en entreprise de votre formation et donc, à programmer des heures en centre qui devaient intervenir après la période en entreprise. Le confinement étant actuellement prévu pour une durée de 4 semaines, il serait possible de programmer le stage à compter du déconfinement prévu début décembre.

Si le confinement devait se prolonger, nous actualiserions probablement la position de la Région, essentiellement sur la question de la réduction du VHS en entreprise.


Nous vous invitons à limiter au maximum toutes les interactions sociales durant votre action.

La première démarche qui nous semble donc « raisonnable » consiste à différer les visites quand cela est envisageable.

Il est néanmoins possible dans le cadre d’une formation professionnelle de réaliser des déplacements. Il vous appartiendra de :

  • veiller à la complétude de l’attestation de déplacement,
  • veiller au respect du protocole sanitaire en vigueur en lien avec l’organisme d’accueil.


L’article 35 du décret du 29 octobre 2020 permet aux centres de formation d’accueillir des stagiaires et des apprentis pour les besoins de la formation lorsqu’elle ne peut être effectuée à distance, ce qui est votre cas.

Concernant le document fourni par votre stagiaire, deux réponses différentes peuvent être apportées :

  • S’il s’agit d’un arrêt de travail, alors le stagiaire doit être déclaré comme tel.
  • S’il s’agit d’un certificat médical (ce qui semble être le cas), alors il ne vaut pas arrêt de travail. L’absence de ce stagiaire en formation ne peut donc être justifiée et il sera donc à déclarer en absence, sans maintien de rémunération (pas de motif « Absence COVID » mais « Absence non justifiée »).

Cette réponse sera complétée après échange avec l’inspection du travail.


Les heures en FOAD ne viennent pas en remplacement d’heures en entreprise mais d’heures en centre, qui n’auraient pu être effectuées en présentiel. Les heures en entreprise non effectuées ne seront donc pas prises en charge.


Comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération de stagiaires durant d’éventuelles périodes de suspension de parcours. Néanmoins et comme vous l’auriez fait en dehors de la période de crise sanitaire que nous traversons, une continuité pédagogique doit être organisée par vos soins en assurant le remplacement du formateur absent.


Concernant la réduction des heures en entreprise sur vos bons de commande, il est possible de la réaliser selon la procédure suivante.

Pour toutes les actions n’étant pas achevées avant le 30 octobre 2020, date du second confinement :

  1. La nouvelle durée en entreprise relèvera de votre analyse.
  2. Une application ne sera pas automatique mais une demande devra être formulée de votre part.
  3. Cette demande devra être formulée à la fin de la formation. Pour matérialiser cette demande, vous devrez :
  • Dans ARGOS : facturer tous vos trimestres
  • Dans ARGOS : passer votre action au statut « TERMINÉE »
  • Dans ARGOS : NE PAS EDITER LA FACTURE DE SOLDE
  • Adresser un mél aux chargés de mission territoriaux de la Direction de la Formation Professionnelle

Pour information, vous ne pourrez éditer la facture de solde que lorsque le bon de commande modificatif vous aura été notifié.


La problématique actuelle engendrée par la crise sanitaire est l’impossibilité de réaliser des stages en entreprise. Les heures prévues n’étant pas utilisées, il restera suffisamment d’heures pour que les stagiaires puissent aller en entreprise sans augmenter ces heures dans les bons de commande.


Au regard de l’activité partielle, il n'y a pas de distinction à opérer entre période en entreprise et période en CFA.

Que la formation se poursuive pendant la période de confinement ou non, l'apprenti placé en activité partielle l’est au titre de son temps de travail habituel (qui inclut donc le temps de formation). Toutefois, il est dans l’intérêt de l’apprenti de suivre les cours à distance, s’il possède les outils le permettant et que le CFA le propose, pour conserver toutes ses chances de réussite à l’examen.


Si un apprenti est placé en activité partielle par son employeur, il peut tout à fait suivre ses cours aux CFA, soit en présentiel quand cela est nécessaire, soit via un enseignement à distance.

En cas de déplacement au CFA, l’article L. 6222-32 du code du travail prévoit que « Lorsque l'apprenti fréquente le centre de formation, il continue à bénéficier du régime de sécurité sociale sur les accidents du travail et les maladies professionnelles dont il relève en tant que salarié ». Les apprentis bénéficient donc de la protection en cas d'accident à caractère professionnel pendant le temps passé en CFA, même si l’apprenti est placé par son employeur en activité partielle.


Oui, les PMSMP en cours peuvent poursuivre leur exécution, et leur prescription demeure permise. L’entreprise d’accueil devra veiller au respect des règles sanitaires (cf. Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés dans l’entreprise).


Les stagiaires et apprentis peuvent être autorisés à déjeuner sur place dès lors que les responsables d’établissement veillent à définir l’organisation pratique permettant le strict respect des consignes sanitaires.


Accueil de nouveaux stagiaires et ouverture de nouvelles sessions


Oui. Les entrées en formation sont toujours possibles et dans les mêmes conditions, sous réserve des modalités d’organisation liées à l’épidémie de la Covid-19.


Rémunérations des stagiaires


Les formations « permis » qui sont présentes dans notre offre (poids lourds et transport de voyageurs) et qui doivent être suspendues suite aux décisions gouvernementales ne doivent pas entraîner d’interruption de rémunération des stagiaires. Ainsi, comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération de stagiaires concernés. Vous devrez saisir sur DEFI « Absence COVID » et ne rien déclarer sur ARGOS, puisqu’aucune heure ne sera réellement réalisée. Concernant la reprise des parcours une fois l’interdiction levée, nous reviendrons vers vous car les réponses peuvent évoluer en fonction de la durée totale du confinement.


Il faut donc dans un premier temps voir avec les tuteurs si le passage en distanciel est possible. Si cela n’est pas le cas, nous vous invitons à modifier la chronologie de votre formation et donc, à programmer des heures en centre qui devaient intervenir après la période en entreprise. Le confinement étant actuellement prévu pour une durée de 4 semaines, il serait possible de programmer le stage à compter du déconfinement prévu début décembre.

Si cela est impossible, alors le maintien de la rémunération des stagiaires sera assuré par la Région.

Attention néanmoins sur ce maintien de la rémunération car même si le principe reste de ne pas pénaliser les stagiaires, presque toutes les formations doivent en fait être maintenues, soit :

  • En distanciel
  • En présentiel
  • En mix présentiel/distanciel


Comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération de stagiaires concernés. Par contre, il vous appartient de tout mettre en œuvre pour assurer autant que possible le maintien des formations à temps plein.


Les formations qui doivent être suspendues suite aux décisions gouvernementales ne doivent pas entraîner d’interruption de rémunération des stagiaires. Ainsi, comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération des stagiaires concernés. Vous devrez saisir sur DEFI « Absence COVID » et ne rien déclarer sur ARGOS, puisqu’aucune heure ne sera réellement réalisée.
Par contre pour les stagiaires rémunérés par Pôle emploi, nous vous invitons à les solliciter directement afin de connaître les dispositions prises.


Comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération de stagiaires durant d’éventuelles périodes de suspension de parcours. Vous devrez saisir sur DEFI « Absence COVID » et ne rien déclarer sur ARGOS, puisqu’aucune heure ne sera réellement réalisée.


Comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération de stagiaires durant d’éventuelles périodes de suspension de parcours. Vous devrez saisir sur DEFI « Absence COVID » et ne rien déclarer sur ARGOS, puisqu’aucune heure ne sera réellement réalisée.

Concernant la réduction des heures en entreprise sur vos bons de commande, il sera possible de la réaliser selon une procédure qui vous sera adressée très prochainement.


Modalité de saisie sur les systèmes d’information : ARGOS et DEFI


Les formations qui doivent être suspendues suite aux décisions gouvernementales ne doivent pas entraîner d’interruption de rémunération des stagiaires. Ainsi, comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération de stagiaires concernés. Vous devrez saisir sur DEFI « Absence COVID » et ne rien déclarer sur ARGOS, puisqu’aucune heure ne sera réellement réalisée.


Comme lors du premier confinement, la Région fait le choix de maintenir la rémunération des stagiaires durant d’éventuelles périodes de suspension de parcours. Par contre si un parcours venait à s’arrêter, la rémunération s’arrêterait elle aussi.

Concernant la réduction des heures en entreprise sur vos bons de commande, il est possible de la réaliser selon la procédure suivante.

Pour toutes les actions n’étant pas achevées avant le 30 octobre 2020, date du second confinement :

  1. La nouvelle durée en entreprise relèvera de votre analyse.
  2. Une application ne sera pas automatique mais une demande devra être formulée de votre part.
  3. Cette demande devra être formulée à la fin de la formation. Pour matérialiser cette demande, vous devrez :
  • Dans ARGOS : facturer tous vos trimestres
  • Dans ARGOS : passer votre action au statut « TERMINÉE »
  • Dans ARGOS : NE PAS EDITER LA FACTURE DE SOLDE
  • Adresser un mél aux chargés de mission territoriaux de la Direction de la Formation Professionnelle

Pour information, vous ne pourrez éditer la facture de solde que lorsque le bon de commande modificatif vous aura été notifié.


DEFI permet de rémunérer les stagiaires durant le temps de la formation. Si un stagiaire sort de formation, il convient dès lors d’indiquer seulement sa date de sortie réelle, quel que soit le motif.


Financement des mesures sanitaires et continuité des paiements


Pour toutes les actions du PRF « marché public », la majoration horaire actuellement en vigueur de 0,85€/stagiaire continue de s’appliquer.

Ce montant se décompose de la façon suivante : 0,25€ pour la mise en œuvre des mesures sanitaires et 0,60€ pour les mesures de distanciation sociale (y compris le recours aux outils numériques).


L’arrêt maladie « COVID » est en tout point similaire à un arrêt maladie pour toute autre raison, en dehors de la crise sanitaire que nous connaissons. Ainsi, les heures ne sont pas comptabilisées et ne sont pas rémunérées pour les organismes de formation.


Concernant les alternants, les organismes de formation et les CFA pourront continuer à utiliser le certificat de réalisation mis à leur disposition sur le site du ministère du Travail qui prévoit les modalités distancielles de formation.

Pour les formations initialement prévues par marché en présentiel, les preuves pourront être apportées par tous moyens dûment convenus entre les centres et organismes de formation et les financeurs.

Concernant Pôle emploi, et conformément à l’ordre de service du mois de mars dernier, toujours applicable, le service fait peut-être attesté par mail adressé par le demandeur d’emploi à son organisme de formation. Cette communication vaut preuve de service fait.


Passage des examens


L’article 28 du décret du 29 octobre 2020 prévoit que les organismes de formation, dont les centres agréés délivrant les titres professionnels du ministère du Travail, et les CFA peuvent permettre l’accès à leurs locaux pour l'organisation d'épreuves de concours ou d'examens. Les établissements devront par ailleurs veiller à ce que les épreuves se déroulent dans le strict respect des consignes sanitaires.

Un décalage généralisé des sessions de certification n’est donc pas envisagé.

Chaque certificateur décide des modalités de certification et de l’éventuel report des dates d’examen.


Les mesures relatives à la professionnalisation des membres de jury à distance, annoncées dans le Questions/réponses n°2 relatif aux « Adaptations de l'organisation de la session d'examens 2020 dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19 » (mise à jour du 6 mai 2020), sont remises en place : il est donc recommandé de recourir à la professionnalisation des membres de jury au moyen d’outils de formation à distance pendant la période de confinement.

Afin de mettre en place les parcours de professionnalisation des jurys à distance, les DIRECCTE doivent prendre contact avec leurs correspondants certification régionaux de l’Afpa.


Conformément à l’article 7 de l’arrêté, les dérogations prévues par l’arrêté sont applicables jusqu’au 31 décembre 2020.

En fonction de l’évolution de la crise sanitaire, cette période pourrait être prolongée.


Conformément à l’article 6 de l’arrêté, les dérogations prévues par l’arrêté sont applicables jusqu’au 31 décembre 2020.

En fonction de l’évolution de la crise sanitaire, cette période pourrait être prolongée.

En dehors des sessions d’examens, seuls les cours de codes à distance pourront être dispensés.


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