C2dossier : Qualiopi, la Certification nationale unique Qualité

Obtenir la certification via les Organismes certificateurs

Pour obtenir la certification et donc la « marque Qualiopi », les PAC (Prestataires d’actions concourant au développement des compétences) devront en faire la demande auprès d’un organisme certificateur. Cet organisme certificateur aura été au préalable accrédité par le COFRAC.

schema-obtention-certification.jpg, par benedicte

Au 16 juin 2021, les organismes certificateurs à avoir été retenus par le COFRAC et le ministère du Travail sont :

• AB Certification
• ACTIVCERT
• Afnor Certification
• ALTICERT
• Apave Certification
• Atalia Certification
• ATECQ Certification
• BCS Certification
• Bureau de Certification international France
• Bureau Veritas Certification
• CAPCERT
• CERTIF 21
• Certifopac
• CertUp Maïeutika
• Cidées Certification
• Dauge Fideliance
• DEKRA Certification
• Global Certification
• I.Cert
• ICPF & PSI
• ISQ
• Label Qualité Système
• LRQA France SAS
• Proneo Certification
• Qualianor Certification
• Qualibat
• Qualitia Certification
• SGS ICS
• Socotec Certification
• ...

ordi-loupe.png, par benedicte

 

La liste des organismes certificateurs est régulièrement mise à jour. Elle est accessible sur le site du ministère du Travail

Certains organismes certificateurs développent, à leur initiative, des questionnaires de positionnements, des auto-évaluations, des ressources d’autoformation, ou encore des audits blancs, permettant aux organismes de mieux appréhender et de se positionner dans le parcours d’obtention de la certification Qualiopi. C’est notamment le cas de l’AFNOR qui propose un test d’auto-évaluation, adapté aux spécificités de l’organisme de formation. A l’issue du test, un rapport d’environ 10 pages est immédiatement remis et présente une analyse des différents résultats en fonction de chaque critère.

Obtenir la certification via les Instances de labellisation

En complément des organismes certificateurs, France compétences a établi le 19 décembre 2019, une première liste (respectant le référentiel national qualité) qui seront également apte à délivrer au titre de leur propre démarche qualité la certification « Qualiopi ». Cette reconnaissance est valable pour une période de trois ans.

Les 7 premières instances reconnues sont :

• l’Association pour la promotion du label APP (Atelier de pédagogie personnalisée) pour le "label APP",
• la Fédération nationale des CIBC pour le label "Opérateur de bilans de compétences et d’accompagnement qualité totale (OBCAQT)",
• France Éducation International pour le label "Qualité Français langue étrangère (FLE)",
• le ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse pour le label "Eduform",
• le ministère de l'Intérieur pour le label "Qualité des formations au sein des écoles de conduites",
• la région Occitanie pour le label "Certif’Région",
• le réseau des Écoles de la 2e Chance en France, pour le label « École de la 2e Chance » (E2C).

Pourquoi obtenir une double certification ?

Ainsi, un organisme de formation pourra obtenir une double certification, par exemple le « label APP » et « Qualiopi », en s’adressant à l’instance de labellisation des APP.

Ces instances de labellisation ne peuvent pas uniquement délivrer Qualiopi.

L’intérêt de cette double certification est :

• de pouvoir bénéficier de l’offre de services de ce réseau : outils, informations, financements (CIBC, E2C, APP, FLE, Eduform, CertifRégion…),
• de disposer de la visibilité accordée à ce label,
• de mettre en avant le partage de valeurs communes,
• d’optimiser un exercice qui pour certain est obligatoire (obtenir Qualiopi, pour pouvoir bénéficier de fonds publics) tout en obtenant un élément de différenciation et de visibilité de son offre de formation (via le second label).

Un organisme de formation souhaitant obtenir ce double label (via une instance de labellisation), doit vérifier que cette double labellisation corresponde bien au périmètre d’actions de sa propre offre. Certains labels couvrant les actions de formation et/ou d’apprentissage et/ou de VAE et/ou de bilan de compétences (cf. tableau ci-dessous).

Source : Défi-métiers

La procédure de certification

En amont de l’audit, l’organisme certificateur adressera à la structure auditée un « plan d’audit ». Ce document détaillera :

• le périmètre de l’audit,
• le déroulement précis de la journée,
• les indicateurs du référentiel qui seront audités,
• ainsi que la liste des personnes rencontrées.

La procédure de certification comprend plusieurs phases :

• Un audit dit « initial », afin de s’assurer que les actions de développement des compétences correspondent aux exigences fixées par la loi. Si c’est bien le cas, la certification est délivrée pour une durée de 3 ans. Cet audit pourra voir sa durée allégée si l’organisme de formation dispose déjà d’une certification présente sur la liste CNEFOP.

Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, l’arrêté du 7 décembre 2020, publié au Journal officiel du 13 décembre, autorise les organismes de formation a réaliser leur audit initial à distance jusqu’au 31 décembre 2021.

• Un audit « de surveillance » permettra ensuite de s’assurer que le référentiel est bien appliqué. Cet audit sera réalisé à mi-parcours entre le 14^ème et le 22^ème mois suivant l’obtention de la certification. L’audit de surveillance peut être effectué à distance, mais également sur site.
• Enfin, un audit dit « de renouvellement » s’effectuera durant la troisième année, avant l’expiration de la certification.

schema-procedure-de-certification-audit-v2.jpg, par benedicte

L’organisme peut également demander que la certification soit élargie à d’autre types d’actions de développement des compétences (bilans de compétences, VAE, apprentissage...). Pour cela un audit d’extension peut être mis en œuvre. C’est audit s’inscrira dans un périmètre identique à celui de l’audit initial.

Conséquence de la Covid-19, la date limite d’obtention de la certification qualité Qualiopi a été reportée d’une année (passant du 1^er janvier 2021 au 1^er janvier 2022). Les organismes qui auront été certifiés Qualiopi avant le 1^er janvier 2021, verront la durée de validité de cette certification étendue exceptionnellement à quatre ans (au lieu de trois ans). Dans ce cas de figure, l'audit de renouvellement s'effectuera au cours de la quatrième année de validité de la certification, avant son expiration.

La durée des audits

La durée des audits a été fixé par l’arrêté du 6 juin 2019. Sa durée dépend :

• du chiffre d’affaire de la structure,
• du ou des types d’actions proposées,
• et du nombre de sites audités.

En cas de non-conformité au référentiel

Durant l’audit initial ou de surveillance, 2 types de non-conformités peuvent être constatées : des non-conformités dites « mineures » et des non-conformités dites « majeures ».

Si un élément de preuve est indisponible et ne permet pas d’attester la conformité au référentiel, l’absence de cet élément entraine une non-conformité.

L’organisme certificateur peut également délivrer une certification uniquement sur le ou les seuls types d’actions répondants totalement au référentiel, et demander à poursuivre ses investigations concernant d’autres types d’actions de formation ne répondant pas eux, entièrement au référentiel.

schema-non-conformites.jpg, par benedicte

Une non-conformité mineure, implique au prestataire d’actions concourant au développement des compétences, l’établissement et la mise en œuvre d’un plan d’action sur 6 mois. Ce plan d’action est alors adressé à l’organisme certificateur. Si la non-conformité n’est pas levée, cette dernière est requalifiée en non-conformité majeure.

Une non-conformité majeure entraine elle, la mise en œuvre d’actions correctives sous 3 mois. A défaut, la certification est suspendue. Si passé le délai de 3 mois, la non-conformité n’est pas levée, la certification Qualiopi est alors retirée. Ce qui entraine la réalisation d’un nouvel audit initial de certification.

La constatation de 5 non-conformités mineures entraine la même sanction qu’une non-conformité majeure, soit : la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives, l’interruption ou le retrait de la certification.

Une non-conformité majeure pourra être observée pour les indicateurs n° 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.

On passe ainsi d’une logique déclarative (dépôt de document sur Datadock) à un audit. Il s’agit alors de prouver la transmission d’informations et l’application effective et opérationnelle de procédures et de démarches.

Le référentiel national Qualité

Le référentiel national Qualité est composé de 7 critères et de 32 indicateurs, contre les 6 critères habituels. Un nouveau critère, le n° 6 a été ajouté, invitant notamment le PAC à effectuer une veille pédagogique, législative, réglementaire du secteur.

• Le critère n° 1 vise à informer les publics.
• Le critère n° 2 concerne la conception de la prestation.
• Le critère n° 3 est relatif aux modalités de mise en œuvre de la prestation.
• Le critère n° 4 veille à s’assurer que les moyens nécessaires à la prestation soient mobilisés.
• Le critère n° 5 concerne les compétences des personnels de l’organisme.
• Le critère n° 6 nécessite d’effectuer une veille de son environnement professionnel d’un point de vue réglementaire, sectoriel et pédagogique.
• Le critère n° 7 vise à prendre en compte les appréciations des participants pour faire évoluer la prestation.

A ces 7 critères, sont rattachés 22 indicateurs communs et 10 spécifiques selon l’action proposée, soit au total 32 indicateurs.

Les organismes dispensant des actions de formation doivent ainsi répondre à 28 indicateurs. Pour les formations en apprentissage, le nombre d’indicateurs est porté à 32, à 22 indicateurs pour les bilans de compétences et enfin, à 24 indicateurs pour la VAE.

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Action de formation

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Bilan de compétences

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VAE

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Apprentissage

Obligation de disposer d’une plateforme de formation à distance

Le ministère du Travail a indiqué le lundi 5 octobre 2020, à l’occasion d’une réunion du groupe technique paritaire consacrée au suivi du plan de relance, vouloir rendre obligatoire la mise à disposition d’une plateforme de formation à distance pour les détenteurs de la certification Qualiopi. Ces évolutions devraient intervenir courant 2021, pour une mise effective au 1^er janvier 2022.

Satisfaire au critère n° 6 du référentiel, via les ressources du C2RP

Le C2RP, Carif-Oref Hauts-de-France peut du fait de ses missions d’information et de veille, mettre à la disposition des PAC, un ensemble de ressources permettant de satisfaire au critère n° 6 du référentiel.

Notamment via la mise à disposition :

• d’une veille légale et réglementaire en matière de formation professionnelle (fiches dispositifs), dossier thématique sur la réforme de la formation professionnelle...,
• d’études sur les évolutions des métiers et de l’emploi en Hauts-de-France, d’actualités et de publications, les indicateurs de l'atlas emploi-formation pour comprendre son territoire,
• ou en apportant une information relative aux modalités d’accueil et d’accompagnement des publics en situation de handicap.

Guide de lecture du référentiel national qualité

Le ministère du Travail a publié un guide de lecture des modalités de l’audit en précisant les exigences concrètes portées par le référentiel national qualité. Présenté sous forme de fiches synthétiques, le guide mentionne pour chacun des 7 critères et des 32 indicateurs du référentiel national :

• le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur,
• des éléments de preuve,
• d’éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions (formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, apprentissage) ou concernant les nouveaux entrants (prestataires dont l’activité vient de démarrer).

Il précise également si l’indicateur peut faire l’objet d’une non-conformité mineure, caractérisée par le non-respect partiel ou ponctuel de l’indicateur. Enfin, un glossaire vient expliquer une trentaine de termes spécifiques.

• Télécharger le guide Référentiel national qualité

FAQ sur la procédure de reconnaissance des instances de labellisation

France compétences a publié une « foire aux questions » (FAQ) sur la procédure de reconnaissance des instances de labellisation.

Foire aux questions du cabinet CFS+ sur la certification et la procédure d’audit

Formateurs sous-traitants d’un OF, durée de l’audit, non-conformité…

Le CFS +, cabinet des conseils et organisme de formation, a publié une foire aux questions relative à la mise en œuvre de la certification Qualiopi et à son audit.

Charte d'usage de la marque de certification Qualiopi

Le ministère du Travail vient de publier une charte d’usage de la marque Qualiopi. Cette dernière doit être utilisée uniquement à des fins d’information générale. Il est interdit de l’utiliser pour des actions de publicité ou pour promouvoir une action de formation en particulier.

Il est obligatoire d’associer à la marque Qualiopi, la catégorie d’action dont le processus a été certifié, et de la désigner avec la ou les mentions suivante(s) :

• « actions de formation »,
• « bilans de compétences »,
• « actions permettant de valider les acquis de l’expérience »,
• « actions de formation par apprentissage ».

• Télécharger la charte d'usage Qualiopi

Dossier documentaire CentreInffo - juin 2020

Qualiopi - La qualité des prestataires de formations

Ce dossier documentaire propose un état des lieux de la certification Qualiopi à travers une série d’articles et de textes officiels, et souhaite inciter les prestataires de formation à ne pas différer leurs démarches. Il présente également dans sa partie “Repères bibliographiques” des témoignages d’organisations d’ores et déjà certifiées Qualiopi.

• Accéder au dossier documentaire

Note d’analyse de France compétences : étude sur les logiques d’action des prestataires de formation face à la certification qualité

Dans le cadre de ses missions d’évaluation, France compétences publie une note d’analyse portant sur les attitudes des organismes de formation à l’égard de Qualiopi.  Cette note permet d’apprécier les motivations des OF, leurs méthodologies et les différentes stratégies déployées par les OF.

Chronologie des réformes de la formation professionnelle

drapeau-europe-et-france-2.jpg, par benedicte

Contexte juridique de la Qualité au niveau européen et français

Politique européenne

Dès 2009, le parlement européen établit un cadre européen de référence pour l’assurance de la qualité dans l’enseignement et la formation professionnelle (recommandation EQAVET).

EQAVET est un instrument, mis à disposition des États membres pour les accompagner dans leur action. Il fonctionne en boîte à outils proposant, à titre indicatif, une sélection de critères de qualité, pour mesurer l’amélioration tant des systèmes que la prestation de la formation au niveau individuel.

Quelques indicateurs européens

• Planification (définition des objectifs, consultation permanente pour définir les besoins…)
• Mise en œuvre (examen des ressources, établissement de lignes directrices et de normes, formation des enseignants…)
• Évaluation (mise en place d’une méthode, mise en place de systèmes d’alerte, utilisation d’indicateurs de performances…)
• Réexamen (processus régulièrement analysés, information du public…)

Cadre juridique français

La réponse de la France pour légiférer sur la qualité de la formation passe par l’Accord national interprofessionnel (ANI) du 14 décembre 2013 relatif à la formation professionnelle, puis par la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale.

Celle-ci fait entrer la « qualité de la formation » dans le Code du travail. Elle astreint les organismes financeurs à s’assurer, lorsqu’ils financent une action de formation professionnelle continue, de la capacité du prestataire de formation à réaliser une formation de qualité.

Le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 apporte des précisions, en définissant les publics, les critères de qualité des actions de la formation professionnelle continue et les obligations des organismes de formation. Il établit le rôle des organismes financeurs et du CNEFOP. Les financeurs publics doivent alors s’assurer de la qualité des formations avant d’en accepter le financement. Pour cela les OPCA et les OPACIF ont élaboré une grille d’analyse composée de 21 indicateurs répondant aux 6 critères qualité. Ils ont également créé Datadock, un entrepôt de données qui permet aux financeurs de vérifier la conformité des Organismes de formation au regard des critères qualité définis par ce décret.  Autre moyen de concourir à la qualité des formations, le Conseil National de l’Emploi, de la Formation et de l’Orientation Professionnelle (CNEFOP) a établi une liste des certifications et labels qualité à la disposition des financeurs.

La loi du 8 août 2016, dite loi Travail, renforce les obligations d’information des publics, des prescripteurs et des financeurs prévues par le décret de 2015.

La loi du 5 septembre 2018 pour la « Liberté de choisir son avenir professionnel », impose aux Organismes de formation souhaitant accéder aux « fonds publics », d’être détenteur au 1^er janvier 2021 de la Certification Nationale Unique Qualité, Qualiopi.

Cette certification unique remplacera au 1^er janvier 2021, les 53 certifications de la liste du Cnefop et l’enregistrement Datadock.

Webinaire n° 1 : Objectif Qualiopi ! Tout savoir sur la certification qualité

Ce premier module de découverte de Qualiopi présente le processus de certification, ainsi que les outils disponibles pour accompagner les organismes de formation dans l’obtention de la certification qualité.

• La place de la qualité dans la formation professionnelle

• Quels sont les organismes concernés par Qualiopi ?

• Choisir un organisme habilité à délivrer Qualiopi

• Les audits

• Les non-conformités

• Nouveautés et actualités

• Documents incontournables et ressources C2RP

• Questions-réponses

Webinaire n° 2 : Conseils et partages d’expériences sur le parcours de certification

Deuxième module : retour d’expériences de la part d’un organisme certificateur et d’un organisme de formation habilités Qualiopi

Intervenantes

• Valérie Durteste, ingénieure Développement Régional, Groupe AFNOR
• Lisa Dudeney, référente Qualité Qualiopi, CCIR Hauts-de-France

• Qualiopi, quels sont les organismes concernés ?

• Réflexions en amont de la certification

• Quel est le rôle de l’organisme certificateur ?
• Comment le choisir ?
• Comment sensibiliser en interne, son organisme de formation aux enjeux de la certification Qualiopi ?
• Quelle méthodologie adoptée ?
• Quel est le rôle de l’organisme certificateur ?

• Les audits de certification

• En quoi consiste l’audit initial ?
• Comment se préparer à l’audit de certification ? (méthodologie, organisation…)
• Le jour J : comment se déroule l’audit de certification ?

• Les non-conformités

• Qu’est-ce qu’une non-conformité ?
• Top 3 des non-conformités les plus récurrentes

• Documents incontournables et ressources C2RP

• Questions-réponses

Webinaire n° 3 : « Qualiopi : vecteur de transformation pour les organismes de formation et les CFA ? »

Troisième module : retour sur la première enquête conduite par France compétences portant sur les stratégies et l’organisation des OF face au processus de certification Qualiopi.

Intervenants :

• Béatrice DELAY, Cheffe de projet Direction Évaluation, France compétences
• Florence LECOCQ, Directrice, C2RP
• Dominique DILLY, Coordinateur du Lab Innovation en formation, la Bande Ka
• Sébastien SEGUIN, Chargé de mission, C2RP

• Introduction

• Présentation C2RP - Bande Ka et des intervenants

• Partie 1 : l’engagement dans la démarche de certification

• Rappel : qui est concerné par Qualiopi ?
• Contexte et objectifs de l’étude
• Profil des premiers OF à s’être engagé dans Qualiopi
• Les paramètres de la décision d’engagement
• Les stratégies des OF hésitants à franchir le pas

• Partie 2 : les étapes structurantes de l’accès à Qualiopi

• Rappel : le choix d’un organisme habilité, les audits de certification
• Comment les OF se sont préparés, organisés ?
• Le recours à une prestation conseil
• Le choix d’un organisme certificateur ou labellisateur
• L’expérience des audits
• L’inscription de la démarché dans la durée

• Conclusion de l’étude

• Des pistes pour accroître le déploiement de Qualiopi
• Opportunité d’une communauté d’échange de pratiques

• Qualiopi, les ressources du C2RP à la disposition des OF

• Conclusion