Formation Assistant (e) Gestion Administrative

Accueil

Comprendre l'importance de la fonction d'accueil

Développer des compétences en communication :

Apprendre à gérer les demandes et les requêtes

Développer des compétences en gestion du temps et des priorités

Maîtriser les compétences techniques liées à l'accueil

Module 1 : Gestion de la fonction de l’accueil

• Contribuer à l’analyse qualitative et quantitative des activités liées à l’accueil
• Repérer les collaborateurs ; leurs fonctions, les services
• Prendre en notes et transmettre des consignes
• Assurer la circulation des consignes
• Mutualiser les informations
• Travailler en équipe
• Recueillir les remarques non sollicitées
• Repérer des dysfonctionnements et proposer des solutions
• Fixer et mesurer des indicateurs de qualité
• Vente de services ou de produits en face à face ou par téléphone
• Gestion des activités administratives connexes à l’accueil
• Gestion du courrier, des plis et des colis
• Gestion des moyens internes et la réservation de prestations de services
• Gestion des fournitures et du petit matériel

Module 2 : Accueil au téléphone et en face à face

• Les principes de base de l'accueil téléphonique et en face à face
• Communication professionnelle et courtoise avec les interlocuteurs
• Gestion des appels et des visiteurs de manière efficace et agréable
• Réponses aux demandes et redirection vers les bonnes personnes ou services

Module 3 : Gérer un tableau de bord
• Introduction aux tableaux de bord
• Collecte et traitement des données pertinentes
• Utilisation d'outils informatiques pour créer des tableaux de bord efficaces
Module 4 : Gestion du personnel
• Recrutement et sélection du personnel
• Gestion des contrats de travail
• Suivi des absences et des congés
• Évaluation des performances du personnel
Module 5 : Gestion comptable, stock et paie
• Principes de base de la comptabilité
• Suivi des entrées et sorties de stock
• Établissement des bulletins de paie
• Déclarations fiscales et sociales
Module 6 : Prise de rendez-vous, information du public
• Techniques de prise de rendez-vous efficaces
• Communication avec le public
• Réponses aux questions fréquentes et gestion des demandes d'information
Module 7 : Droit du travail et des sociétés
• Notions essentielles du droit du travail
• Structure des différentes formes de sociétés
• Règles de base en matière de contrats commerciaux

Module 08 : Classement des documents
• Importance du classement dans la gestion administrative
• Méthodes de classement physiques et numériques
• Organisation des dossiers et des fichiers pour un accès rapide et efficace
• Conservation des documents selon les règles légales et les politiques de l'entreprise

Module 10 : Archivage des documents
• Importance de l'archivage dans une organisation
• Méthodes d'archivage physiques et numériques
• Confidentialité et sécurité des documents archivés
Module 11 : Comment mieux communiquer
• Les principes de la communication efficace
• Communication écrite et orale
• Gestion des conflits et des situations délicates
Module 12 : Création de devis et factures
• Établissement de devis détaillés
• Facturation et suivi des paiements
• Relation avec les clients en matière de facturation

Module 13 : Suivi des relances impayées

• Techniques de communication professionnelle lors des relances
• Gestion des litiges et négociation en cas de non-paiement
• Suivi administratif des relances et enregistrement des actions entreprises

Module 14 : Maîtrise des outils numériques
• Utilisation avancée des logiciels bureautiques (Excel, Word, etc.)
• Gestion des e-mails et des agendas
• Utilisation d'outils collaboratifs en ligne

Module 15 : Comment mieux communiquer
• Les fondamentaux de la communication interpersonnelle
• Écoute active et empathie dans la communication
• Communication assertive et résolution de conflits
• Communication non verbale et langage corporel
• Adaptation du style de communication en fonction des interlocuteurs
• Utilisation efficace des outils de communication (e-mails, téléphone, etc.)
• Communication dans un environnement professionnel (réunions, présentations, etc.)

Module 16 : Prévention-santé-environnement (PSE)
• Compréhension des enjeux de la prévention en matière de santé et d'environnement
• Identification des risques professionnels et des mesures préventives
• Sensibilisation aux bonnes pratiques en matière de santé et d'hygiène au travail
• Gestion responsable des déchets et respect des normes environnementales

Options - Formation personnalisée et individualisée
• Possibilité pour les participants de choisir des modules spécifiques selon leurs besoins et intérêts
• Accompagnement individualisé pour approfondir certains sujets
Note : Les modules et leur ordre peuvent varier selon l'organisation de la formation et les besoins des participants.
Les contenus détaillés de chaque module peuvent également être adaptés en fonction des objectifs spécifiques de la formation "Assistant gestion administratif."