SECRETAIRE MEDICALE

Le titre de secrétaire médical(e) est une formation certifiante.
Les principales missions du secrétaire médical sont d’assurer un accueil téléphonique et physique des patients,
de les orienter dans leurs démarches, de constituer et de suivre leur dossier administratif, de gérer le planning
des médecins, la prise de rendez-vous, le courrier de l’équipe médicale et les outils informatiques.
Par ailleurs, la secrétaire médicale dactylographie des publications, participe aux réunions et à leur organisation,
transmet des informations et réalise les tâches administratives relatives à la situation des malades, classe et
archive les dossiers médicaux. Elle assure la gestion administrative d’un établissement de santé au service d’un
professionnel du milieu médical.
Le.la secrétaire médical.e exerce majoritairement ses fonctions dans les types de structures suivantes :
- laboratoires d’analyses médicales
- centres d’examens médicaux
- hôpitaux cliniques
- cabinets de médecine de ville (généralistes ou spécialistes)
- structures sanitaires et sociales publiques, privées ou associatives (maisons de retraite, centres de rééducation,
médecine du travail, centres de soins et d’hébergement, structures de la petite enfance etc.)
Il. Elle évolue dans des structures de toutes tailles : du cabinet d’un médecin de ville à une structure hospitalière
régionale comptant plusieurs milliers d’agents.

BLOC 1
PREPARER LA PRISE EN CHARGE
DES PATIENTS DANS UNE
STRUCTURE MEDICALE
- Assurer un accueil téléphonique ou physique du patient, en utilisant
un vocabulaire adapté et en tenant compte de son degré
d’autonomie (déficience visuelle, déficience auditive, déficience
motrice...) pour le faire entrer dans un processus cohérent de prise
en charge humaine, administrative, financière et médicale.
- Contrôler l’identité du patient en appliquant les mesures
d’identitovigilance en vigueur au sein de la structure médicale afin
de garantir le bon soin au bon patient.
- Evaluer le niveau d’urgence médicale de la demande dans la limite
de son champ de compétences, en questionnant le patient, dans le
respect d’une procédure préétablie par l’équipe de la structure
médicale afin d’obtenir les informations permettant de distinguer
l’urgence.
- Gérer les situations difficiles (situation d’affluence, de conflit…) en
adoptant une posture et un discours adaptés pour désamorcer les
tensions.
- Renseigner le patient sur les conditions de prise en charge
administrative et financière des actes pour l’accompagner dans ses
démarches.
- Programmer les rendez-vous de consultation ou téléconsultation
en tenant compte du degré d’urgence, de la pathologie, du type
d’intervention/examen afin de répondre au besoin du patient.
- Constituer le dossier médical, en vérifiant et collectant les
informations administratives concernant le patient pour assurer la
traçabilité du parcours de soins coordonné.
BLOC 2
ASSURER LA GESTION
ADMINISTRATIVE DU PARCOURS
DE SOIN DU PATIENT
- Retranscrire les informations à caractère médical, à partir de notes
écrites du praticien/médecin ou transmises à l’aide d’un logiciel de
dictée numérique, en respectant les normes de présentation et en
contrôlant sa production avant diffusion, pour garantir une
restitution fiable des données médicales auprès du patient et des
professionnels de santé concernés.
- Adapter les documents administratifs existants pour assurer la
communication à destination d’interlocuteurs externes ou internes
(confrères, laboratoires, institutions médicales, autres services
internes, etc.).
- Transmettre, dans les délais impartis, le dossier médical du patient
aux acteurs médicaux et/ou patients, en respectant la législation
relative aux « droits du patient » pour assurer le suivi du parcours
de soin.
- Transmettre, dans les délais impartis, les informations médicales
aux ayants droits, dans le respect de la législation relative aux
"droits du patient", en vérifiant l’identité, la qualité du demandeur
et le motif de sa demande afin de fournir une réponse adaptée.
- Tenir à jour le dossier patient pour garantir l’actualisation des
informations médicales et administratives.
- Organiser le classement et l’archivage physiques et numériques des
dossiers des patients, en veillant à la sécurité et à la confidentialité
des données, pour assurer l’accessibilité des informations
médicales.
- Effectuer la déclaration des actes médicaux auprès d'organismes
spécifiques (CPAM, organismes complémentaires…) en utilisant
l’outil de télétransmission pour la prise en charge financière des
actes.
BLOC 3
COORDONNER L’ACTIVITE D’UNE
STRUCTURE MEDICALE
- Coordonner les programmations médicales liées à la prise en
charge médicale des patients (consultation, hospitalisation,
chirurgie, examens...), en tenant compte des contraintes de la
structure, des contraintes liées à la nature des actes et des
urgences, pour répondre aux besoins de la structure et des
patients.
- Consulter le planning des praticiens/médecins afin de planifier une
téléconsultation.
- Elaborer le planning des réunions/visioconférences afin d’assister
l’équipe médicale dans la préparation et la mise en place des
réunions de travail à l’aide d’un planning en ligne partagé.
- Vérifier l’état des stocks de consommables spécifiques à l’activité
médicale afin d’anticiper les commandes.
- Réaliser un tableau de suivi des stocks afin d’assurer la disponibilité
des consommables et matériel médical.
- Assurer la préparation des commandes, la réception et le stockage
des commandes pour garantir la disponibilité des consommables et
du matériel médical auprès des professionnels de santé.
- Participer aux activités relatives à la gestion des risques et de la
qualité de la structure médicale (déclaration de non-conformité, rédaction
et mise à jour des procédures) en proposant des solutions adaptées afin
d’inscrire la structure dans une démarche d'amélioration continue.