Gagner du temps et s'organiser avec Outlook

Objectifs de la formation

Acquérir la maîtrise fonctionnelle d’Outlook et personnaliser l’outil en fonction de son activité.
Utiliser efficacement les fonctionnalités avancées d’Outlook pour optimiser la gestion des mails, contacts, agenda et tâches.
Faciliter le travail collaboratif en exploitant les outils intégrés d’Outlook.

Contenu pédagogique

1 - Personnaliser Outlook pour l’adapter à son activité
• Personnalisation du ruban, des affichages et des favoris pour accéder directement à l’essentiel.
• Adaptation d’Outlook à son activité en définissant des champs, des catégories et des indicateurs.
• Création de modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, blocs de paragraphes types.

2 - Traiter un volume important de mails, s’organiser pour plus d’efficacité
• Purge de la boîte de réception en utilisant la méthode CAP.
• Exploitation des indicateurs de suivi et des outils de recherche
• Création d’un fichier de données pour désengorger la boîte à lettres.
• Mise en place de règles pour le filtrage et le classement automatique.
• Enregistrement d’actions rapides pour les usages courants.
• Transformation de messages en rendez-vous ou en tâche.
• Collecte rapide d’informations avec les boutons de vote.
• Notification d’absence.

3 - Gérer ses contacts
• Création et catégorisation de contacts et listes de distribution.
• Échange de cartes de visite.
• Importation et exportation de contacts.
• Réalisation d’un publipostage.

4 - Planifier, organiser et prioriser ses activités
• Création de rendez-vous ou évènements ponctuels, planification d’éléments périodiques.
• Attribution de couleurs pour visualisation et priorisation des activités.
• Organisation des tâches par contexte et nature d’activité.
• Définition d’échéances et mise en place de rappels.

5 - Organiser le travail collaboratif
• Partage d’agendas, de contacts, de blocs-notes OneNote.
• Organisation de réunions.
• Délégation et suivi des tâches.