Outlook, une messagerie bien utilisée - ENI

Cette formation permettra au participant d’utiliser au quotidien toutes les fonctionnalités d’Outlook.

A l’issue de cette formation, le participant sera capable de :
• Mieux appréhender l’environnement Outlook,
• Gérer sa boîte de messagerie et ses contacts,
• Optimiser l’utilisation des fonctionnalités Outlook,
• Assurer un suivi des tâches efficace.

Comprendre l'environnement Outlook

Personnalisation de l'environnement
Terrminologie imap/pop/smtp
Notions de Boîte aux lettres, dossier personnel (PST)

Mieux gérer les Messages

Les dossiers de messagerie
Classement des messages avec les groupes
Les dossiers favoris et de recherche
Les formats de message, Word et la messagerie
Les liens hypertextes, adresse automatique
Les modèles et personnalisation des messages
Signatures automatiques des messages
Réponses, transfert, redirection, renvoie, rappel de messages, accusés
Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories

Création de messages complexes, de plusieurs signatures, de transfert et création d’une famille de catégories

Créer des automatismes

Gérer les règles
Gérer un mail comme une tâche

Création de tâches personnelles ou attribuées, création de règles de redirection selon les sujets, contenus, mots clé, expéditeurs…

Utiliser le Calendrier d'Outlook

Consultation de l'agenda - Synthèse du jour
Les différentes visualisations
Gestion des rappels - Les rendez-vous
Les événements, la périodicité
La gestion des réunions et suivi des participants
Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion
Catégories et mises en forme automatiques
Gestion de la fenêtre de rappel
Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés
Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés

Mise en place de réunions avec invitations, gestion de l’agenda et des agendas partagés, cas pratiques de gestion de conflits de dates

Optimiser la Gestion des Contacts

Les contacts et le carnet d'adresses Outlook
La saisie assistée des contacts
Groupes, organisation, consultation, recherche
Communiquer avec les contacts
Transfert, impression des contacts
Import / Export avec les applications Office
Utiliser les contacts dans un mailing

Cas pratique et mise en situation

Assurer le Suivi des Tâches

Création, suivi, catégorisation des tâches
Visualisation des tâches dans le calendrier
Recherche et visualisation

Gestion des tâches, affectation de tâches à d’autres contacts, mise en place de rappels de tâches.

Certifier son niveau avec la certification AVIT by ENI
Caractéristiques
- Certification officiellement reconnue par l’Etat
- Le test se présente sous la forme d’un questionnaire à choix multiple adaptatif, avec plusieurs niveaux de questions
- 70 % de l’évaluation se fait par la pratique
- Certification sans échec. Vous obtenez un score sur 1 000 points, qui indique votre niveau de compétences
- Les résultats détaillés vous permettent d’identifier immédiatement vos points forts et vos axes de progression en fonction de vos acquis sur les différents points-clés de la certification